Zorginstelling Kwintes Begeleiding en Opvang optimaliseert samen met BES haar geld- én informatiestromen

Kwintes ondersteunt mensen met psychiatrische of psychosociale problemen.

Denk aan mensen zonder vaste woon- of verblijfplaats, slachtoffers van huiselijk geweld of iemand die op meerdere gebieden ondersteuning nodig heeft.

Einde van het ‘contant geld’ tijdperk
Bij Kwintes bestond de wens om transacties met contant geld op al hun locaties volledig uit te bannen en over te stappen op betaalpassen. Als vaste IT partner van Kwintes heeft BEST Enterprise Solutions (BES) hierbij in eerste instantie een meedenkende en adviserende rol gespeeld. En toen de beslissing eenmaal was genomen hebben de specialisten van BES gezorgd voor de praktische invulling voor wat betreft de administratieve automatisering.

Hiervoor vond in samenwerking met BES een uitbreiding op de inrichting van de (Exact) financiële administratie plaats met voortaan zowel ‘pas’- als kasboeken. Daarnaast werd binnen het met Exact gekoppelde ProActive purchase-to-pay systeem een extra voorziening aangebracht, waardoor bij het scannen van inkoopfacturen voortaan ook meteen de betreffende pintransactie wordt herkend. Hiermee wordt, naast de crediteurenadministratie, ook het financiele ‘pas’boek in Exact direct en volledig automatisch bijgewerkt.

Extra tijdwinst dankzij automatische data synchronisatie
Ook hebben Kwintes en BES meteen alle informatiestromen tussen het bij Kwintes in gebruik zijnde ProActive P2P systeem en Exact Financials Enterprise onder de loep genomen. Synchronisatie van data tussen beide gekoppelde systemen gebeurde namelijk tot voor kort nog op basis van handmatig op te starten import en export programma’s.

Dit heeft geresulteerd in de inzet van een ‘webservice’ (programma), waardoor de data tussen beide systemen voortaan volledig automatisch en zònder tussenkomst van de gebruiker wordt gesynchroniseerd. Onnodig te vermelden dat dit voor Kwintes een aanzienlijke tijdswinst oplevert!

Cookies maken het eenvoudiger voor ons om onze diensten te leveren. Met het gebruik van onze diensten geef je ons toestemming om cookies te gebruiken.
Ok