Van even een layout aanpassen naar een verzorgde en slimme #factuurlayout

Van even een layout aanpassen naar een verzorgde en slimme #factuurlayout

Een van onze relaties wilde graag zijn factuur- en herinneringen layouts bekijken, om samen tot een mooie standaard te komen zowel qua looks als ook met slimmigheden ingebouwd.

Misschien zijn er mensen die zich afvragen, is een factuur niet gewoon iets met een logo en het bedrag erop?

Ten eerste is een factuur en een herinnering een visitekaartje van je bedrijf en wil je dat deze er verzorgd uit ziet, passend voor je doelgroep.

Hier komt best veel bij kijken. In dit specifieke geval, veelal oudere cliënten in de zorg, dus graag een beetje duidelijk leesbaar (groter lettertype) en niet te druk, maar de belangrijkste zaken als totaalbedrag en telefoonnummer voor vragen, duidelijk vermeld met een paar ondersteunende grafische elementen.

Een tip hierbij, is na te gaan bij je debiteurenadministratie welke vragen veelal binnenkomen van je klanten en te bedenken of je deze (kennelijk) ontbrekende informatie beter/duidelijker kunt verwerken in de layout.

Dit is een sprongetje van de verzorgde uitstraling naar het informatieve gehalte van een factuur.

Hierbij is het slim om je debiteuren op te splitsen. Denk aan cliënten versus handelsdebiteuren, maar ook aan debiteuren die betalen per bank of waarbij je incasseert. Als je alle verschillen in beeld hebt is het de kunst om alleen die informatie die relevant is te vermelden op een layout.

Voorbeelden hierbij zijn bij een credit nota 'wij maken het bedrag over' aanpassen naar 'wij maken het bedrag over naar uw rekening eindigend op ... 1234'. Allemaal kleine slimmigheidjes waarmee je vragen van je klanten voorkomt. Ook het vermelden van zaken als btw-nummer, AGB code en dergelijke is niet altijd nodig. Het weglaten van allerlei getallen geeft minder kans op betalingen onder vermelding van een nummer wat jouw medewerkers niets zal zeggen.

Zo ontstaat een echt mooie en ook slimme layout.

De winst: naast een betere uitstraling ook vooral beter betalende klanten, minder druk op je administratie met vragen en betere matching van je banktransacties.

De weg daarnaartoe, veel soms nog ouderwets printen, veel voorbeelden verzamelen, alles goed uitproberen, bekijken met de bril van je klant, als ook je medewerkers op de administratie!

De 'bijvangst', als je dit traject samen met je consultancy leverancier bewandelt (trek er enkele dagen voor uit minimaal) dan kun je ook de eerste gegevens verzamelen voor de volgende stap, het optimaliseren van het proces van factureren en aanmanen.

Een sfeervolle foto hieronder om de week af te sluiten. Maar ook zeker om inspiratie op te doen voor de volgende week.

Iedereen die denkt, 'ik wil graag even van gedachten wisselen met BES-IT om mijn layouts slim te maken' nodig ik uit even mij een berichtje te sturen. Natuurlijk ook voor de 1000 en 1 andere #optimalisaties die we kunnen verzorgen voor je #administratie.