Hoe zit het eigenlijk met updates van Cloud omgevingen, een vraag die regelmatig op tafel komt, van onze relaties, spontaan of bij de keuze voor een nieuw #financieel systeem. Zo hebben wij recent voor een van onze relaties een selectie traject begeleid voor een nieuw financieel systeem, waarin we zagen dat verschillende softwareleveranciers hier net even anders mee omgaan. Is dat eigenlijk niet vreemd, zo kregen wij als vraag, je wil toch eigenlijk altijd up to date zijn?

Misschien niet altijd. Even een voorbeeld:
Je zet 's ochtends je laptop aan, om een presentatie te geven, maar helaas .. je laptop wil graag eerst allerlei #updates doorvoeren.

Nog een voorbeeld:
Nadat de updates uitgevoerd zijn start je de presentatie opnieuw op. Nu krijg je meldingen dat een plugin niet werkt omdat deze ook geupdatewil worden.

De technische term: 'software dependencies'.
Afhankelijkheden zitten in elke software oplossing, ook zogenaamde 'alles in een systemen' zijn onder de motorkap een verzameling van componenten die elkaar nodig hebben, als ook het onderliggende platform. Veel grotere organisaties testen updates van software systemen intern op een goede werking en zorgen daarna periodiek voor de 'uitrol' naar de medewerkers.

Het ‘full service model’ noem ik dat.

O.k., maar hoe zit het dan als je in de Cloud werkt?
Als je bijvoorbeeld gebruik maakt van diverse bekende social media platformen, worden updates voortdurend ontwikkeld en uitgerold. Weer een mooie term, 'Continuous development'.

En wat als een button niet meer werkt zoals gewenst? De leverancier kan dan bijvoorbeeld de update terugdraaien. Meestal is het niet zo'n probleem om het even later weer te proberen.

Bij software die jouw bedrijfsprocessen ondersteunt, ligt dit anders. Hierin worden in stappen door systemen gegevens verzameld en bewerkt en klaargezet voor een volgende verwerking, bijvoorbeeld het aanbieden aan de bank van betalingen. Als er door een update bijvoorbeeld een foutieve selectie gemaakt is van welke posten te betalen, kan het zomaar zijn dat je te weinig of te veel posten gaat betalen. Een volgende update zal dit probleem niet verhelpen, de 'schade' is immers al ontstaan.

Onverwachte updates van functionaliteiten in je financiële systemen geeft dus een risico op fouten in je proces, welke niet altijd eenvoudig te herstellen zijn.

Altijd up to date in de Cloud, is dus niet altijd een goed idee.

Je legt dan de verantwoordelijkheid voor een groot deel bij de medewerkers neer. Het wordt een soort self-service. Als het mis gaat, moet je zelf aan de slag met de schade.
Beter is dus full-service. Laat je leverancier alles goed voorbereiden en testen vanuit de gedachte van de medewerkers, en als er een vraag is, gelijk even meedenken.

Wil jij ook graag full-service (of self-service)? En je medewerkers?