Hopelijk voor al onze relaties die achtergebleven zijn om zogezegd op de winkel te passen is het rustig en kan er ook genoten worden van de lange zonnige avonden in ons eigen landje.

Bezinning na alle drukte. Voor mij leveren deze rustige periodes extra inspiratie momenten op. Veel nieuwe ideeën ontstaan hierbij, maar ook bestaande oplossingen bekijk ik nog eens met een frisse blik.

Efficiency voor onze klanten, alles voor hun financiële administratie leveren en optimaliseren is natuurlijk onze missie.

Wat zou ik in deze vakantieperiode kunnen doen met de achterblijvers aan efficiency voor onze eigen administratie?

Oh en hoe zie je eigenlijk snel waar je nog meer efficiency kunt halen? Ah, dat is een van de geheimen van onze aanpak, daar vertellen we graag meer over als we jou mogen helpen met de efficiency binnen jouw organisatie. Voor nu een praktische tip, die wij zelf op dit moment aan het toepassen zijn.

Inkoopfacturen, iedere dag komen ze binnen. Die facturen doorlopen meestal een proces van digitalisering, codering, goedkeuring, verwerking. Aardig wat werk, waarbij de goedkeuring een deel is wat vaak buiten het zicht van de administratie is. Toch weten we dat we regelmatig gebeld worden door een leverancier over een betaling, we nemen contact op met de budgethouder, maar wacht, deze is op vakantie!

Ook als deze niet op vakantie is, heb je ongemerkt veel afstemming voordat de budgethouder de factuur goedgekeurd heeft.

Er zijn in principe 3 soorten facturen: met Purchase order, ad-hoc facturen en contract facturen. Voor deze efficiency slag focussen we op de laatste groep.
Het is vaak mogelijk om deze facturen automatisch goed te laten keuren, als er een contract is.

Hopelijk loopt het grootste deel via de afdeling inkoop, maar zelden is dit compleet. Wellicht is het een idee om hier een mooie stage opdracht van te maken en na de zomer met een stagiaire deze contracten te verzamelen, te verrijken (denk aan zaken als looptijd, uiterste opzegdatum, contactpersoon, indexatie, kortingen etc.) en alles vast te leggen in een contracten systeem.

Hierbij kan het helpen om in deze periode alle facturen (zonder PO) die langer dan X dagen op goedkeuring wachten te bekijken. Vooral van leveranciers die maandelijks een factuur sturen.

Door bij deze facturen de contracten boven water te krijgen en in te voeren zijn we weer een stapje dichterbij het #nohandsaccounting en kunnen de mensen die nu nog gemaild worden tijdens hun vakantie dan ontspannen en wij achterblijvers ons nog meer richten op nieuwe ideeën voor nog meer efficiency voor je financiële administratie!