Van even een layout aanpassen naar een verzorgde en slimme factuurlayout
Een factuur is meer dan een logo met een bedrag. Een goed ontworpen factuurlayout bespaart tijd op de administratie, vermindert vragen van klanten en bevordert betalingen.
Een van onze relaties wilde graag zijn factuur- en herinneringslayouts bekijken — om samen tot een mooie standaard te komen, zowel qua looks als met slimmigheden ingebouwd. Misschien zijn er mensen die zich afvragen: is een factuur niet gewoon iets met een logo en het bedrag erop?
Een factuur als visitekaartje
Ten eerste is een factuur én een herinnering een visitekaartje van je bedrijf — je wil dat deze er verzorgd uitziet, passend voor je doelgroep. Hier komt best veel bij kijken.
In dit specifieke geval: veelal oudere cliënten in de zorg. Dus graag een beetje duidelijk leesbaar (groter lettertype), niet te druk, maar de belangrijkste zaken als totaalbedrag en telefoonnummer voor vragen duidelijk vermeld — met een paar ondersteunende grafische elementen.
Van verzorgd naar slim
Een tip: ga na bij je debiteurenadministratie welke vragen veelal binnenkomen van je klanten — en bedenk of je die ontbrekende informatie beter of duidelijker kunt verwerken in de layout. Dat is de sprong van verzorgde uitstraling naar informatief gehalte.
Hierbij is het slim om je debiteuren op te splitsen. Denk aan cliënten versus handelsdebiteuren, en debiteuren die betalen per bank versus waarbij je incasseert. Als je alle verschillen in beeld hebt, is het de kunst om alleen die informatie die relevant is te vermelden op een layout.
Voorbeelden: bij een creditnota ‘wij maken het bedrag over’ aanpassen naar ‘wij maken het bedrag over naar uw rekening eindigend op … 1234’. Kleine slimmigheidjes waarmee je vragen voorkomt. Ook het weglaten van onnodige getallen (zoals btw-nummer, AGB code) helpt — minder getallen, minder kans op betaling onder vermelding van een nummer dat je medewerkers niets zegt.
De winst
Zo ontstaat een echt mooie en ook slimme layout. De winst: naast een betere uitstraling ook beter betalende klanten, minder druk op je administratie met vragen, en betere matching van je banktransacties.
De weg daarnaartoe: veel (soms ouderwets) printen, voorbeelden verzamelen, alles goed uitproberen, bekijken met de bril van je klant én je medewerkers op de administratie. En als je dit traject samen met je consultancyleverancier bewandelt — trek er minimaal enkele dagen voor uit — dan verzamel je ook direct de eerste gegevens voor de volgende stap: het optimaliseren van het proces van factureren en aanmanen.
Wil je ook je layouts slim maken?
Wissel vrijblijvend van gedachten met BES-IT over jouw factuur- en herinneringslayouts — of over de 1001 andere optimalisaties voor je administratie.
Stuur een bericht