Hoe wij achterblijvers binnenkort ook op vakantie kunnen met #nohandsaccounting

Efficiency voor onze klanten is onze missie. Maar wat kun je zelf doen voor de efficiency van je eigen administratie — ook als de rest op vakantie is?

Hopelijk is het voor al onze relaties die ‘achtergebleven zijn’ rustig en kan er ook genoten worden van de lange zonnige avonden in ons eigen landje. Bezinning na alle drukte. Voor mij leveren rustige periodes extra inspiratiemomenten op — nieuwe ideeën, maar ook bestaande oplossingen bekijk ik nog eens met een frisse blik.

Efficiency voor onze klanten, alles voor hun financiële administratie leveren en optimaliseren is onze missie. Maar wat zou ik in zo’n vakantieperiode kunnen doen om ook de achterblijvers op de administratie te ontzorgen?

Het probleem: inkoopfacturen die wachten op goedkeuring

Inkoopfacturen — iedere dag komen ze binnen. Die facturen doorlopen meestal een proces van digitalisering, codering, goedkeuring en verwerking. Aardig wat werk, waarbij de goedkeuring een deel is dat vaak buiten het zicht van de administratie is. Toch worden we regelmatig gebeld door een leverancier over een betaling, nemen we contact op met de budgethouder — maar wacht: die is op vakantie.

Ook als de budgethouder er wel is, heb je ongemerkt veel afstemming voordat de factuur goedgekeurd is.

Drie soorten facturen

Er zijn in principe drie soorten facturen: met purchase order, ad-hoc facturen en contractfacturen. Voor de efficiencyslag focussen we op de laatste groep. Het is vaak mogelijk om contractfacturen automatisch goed te laten keuren als er een contract is — geen handmatige goedkeuring nodig, geen wachtende budgethouder.

Stap voor stap naar #nohandsaccounting

Een concreet idee: maak er een stageopdracht van en ga na de zomer samen met een stagiaire alle contracten verzamelen en verrijken. Denk aan: looptijd, uiterste opzegdatum, contactpersoon, indexatie, kortingen. Leg alles vast in een contractensysteem.

Hierbij kan het helpen om alle facturen (zonder PO) die langer dan X dagen op goedkeuring wachten te bekijken — vooral van leveranciers die maandelijks een factuur sturen. Door bij deze facturen de contracten boven water te krijgen en in te voeren, ben je weer een stapje dichter bij het #nohandsaccounting.

Dan kunnen de mensen die nu nog gemaild worden tijdens hun vakantie ontspannen — en kunnen wij achterblijvers ons nog meer richten op nieuwe ideeën voor nog meer efficiency voor de financiële administratie!

← Terug naar alle blogs