Altijd alles up to date voor de finance professional in de Cloud … of toch niet?

Hoe zit het eigenlijk met updates van Cloud omgevingen? Een vraag die regelmatig op tafel komt bij de keuze voor een nieuw financieel systeem.

Hoe zit het eigenlijk met updates van Cloud omgevingen? Een vraag die regelmatig op tafel komt bij onze relaties — spontaan of bij de keuze voor een nieuw financieel systeem. Zo hebben wij recent voor een van onze relaties een selectietraject begeleid voor een nieuw financieel systeem, waarbij we zagen dat verschillende softwareleveranciers hier net even anders mee omgaan. Is dat eigenlijk niet vreemd? Je wil toch eigenlijk altijd up to date zijn?

Misschien niet altijd

Even een voorbeeld. Je zet ’s ochtends je laptop aan om een presentatie te geven, maar helaas — je laptop wil graag eerst allerlei updates doorvoeren. Een ander voorbeeld: nadat de updates uitgevoerd zijn, start je de presentatie opnieuw op. Nu krijg je meldingen dat een plugin niet werkt omdat deze ook geüpdatet wil worden. De technische term: ‘software dependencies’.

Afhankelijkheden zitten in elke softwareoplossing. Ook zogenaamde ‘alles in een systemen’ zijn onder de motorkap een verzameling van componenten die elkaar nodig hebben, als ook het onderliggende platform. Veel grotere organisaties testen updates van softwaresystemen intern op een goede werking en zorgen daarna periodiek voor de ‘uitrol’ naar de medewerkers. Het ‘full service model’ noem ik dat.

Continuous development in de Cloud

Als je bijvoorbeeld gebruik maakt van diverse bekende social media platformen, worden updates voortdurend ontwikkeld en uitgerold — ‘Continuous development’. En als een button niet meer werkt zoals gewenst? De leverancier kan de update terugdraaien. Meestal is dat niet zo’n groot probleem.

Bij software die júúw bedrijfsprocessen ondersteunt, ligt dit anders. Hierin worden in stappen door systemen gegevens verzameld, bewerkt en klaargezet voor een volgende verwerking — bijvoorbeeld het aanbieden aan de bank van betalingen. Als er door een update een foutieve selectie gemaakt is van welke posten te betalen, kan het zomaar zijn dat je te weinig of te veel posten gaat betalen. Een volgende update zal dit probleem niet verhelpen; de schade is immers al ontstaan.

Full-service versus self-service

Onverwachte updates van functionaliteiten in je financiële systemen geeft dus een risico op fouten in je proces, die niet altijd eenvoudig te herstellen zijn. Altijd up to date in de Cloud is dus niet altijd een goed idee.

Je legt dan de verantwoordelijkheid voor een groot deel bij de medewerkers neer. Het wordt een soort self-service. Als het mis gaat, moet je zelf aan de slag met de schade. Beter is full-service: laat je leverancier alles goed voorbereiden en testen vanuit de gedachte van de medewerkers, en als er een vraag is, gelijk even meedenken.

Wil jij ook graag full-service — en je medewerkers?

← Terug naar alle blogs